Geluidsoverlast, terroristische dreigingen, recycling van drinkbekers… Voor de organisator van een festival zijn er tegenwoordig heel wat uitdagingen. Toch vind je in menig stad of dorp nog altijd kleinschalige jaarlijkse festivals. Ondanks de vele regels durven heel wat mensen het nog steeds aan om dergelijke evenementen te blijven organiseren. Gelukkig maar, want ze vormen vaak een springplank voor nieuw talent. Misschien loop je zelf al een tijdje rond met ideeën voor een festival? Ga er eens voor zitten om alles serieus op papier te zetten, want het kan iets heel moois worden!Maak een compleet bedrijfsplan
Bekijk jouw evenement alsof het een bedrijf is. Stel dus een bedrijfsplan op, waarbij je rekening houdt met alle denkbare scenario’s. Welke locatie heb je op het oog? Overleg met de gemeente over de mogelijkheden, ook voor wat betreft de bereikbaarheid en veiligheid. Maar ook hele praktische zaken, zoals de sanitaire voorzieningen. Als die niet aanwezig zijn, moet je waarschijnlijk een mobiel toilet huren om alleen al de opbouwploeg de gelegenheid te kunnen bieden om hun behoeften te doen. Voor de bezoekers zul je het groter moeten aanpakken, met speciale evenemententoiletten. Ook zaken als elektriciteit zul je goed moeten regelen. Meestal wordt hiervoor een speciaal groot aggregaat geplaatst, dat voldoende capaciteit biedt voor alles wat zich op het podium afspeelt.
Podium zelf opbouwen of inhuren
Voor het plaatsen van een podium heb je diverse mogelijkheden. Dit hangt een beetje samen met de omvang en aard van het evenement. Wil je alles hi-class laten verzorgen, dan huur je een professionele podiumbouwer in. Maar soms is dat net iets te hoog gegrepen en past het ook niet binnen het budget. Je ziet wel dorpsevenementen waarbij een vrachtwagenbedrijf een oplegger sponsort, die als podium dienst doet. Je kunt ook een heftruck huren en met pallets aan de slag gaan. Zorg er in elk geval voor dat de constructie te allen tijde stevig en veilig is. Niet alleen voor de mensen die erop staan, maar ook voor het publiek. Zet bijvoorbeeld dranghekken rond het podium om te voorkomen dat publiek te dichtbij komt.
Calamiteitenplan
Een essentieel onderdeel van je bedrijfsplan is het calamiteitenplan. Wat doe je als er iets misgaat? Onderschat dit niet: alleen wanneer de organisatoren hun zaken goed op orde hebben, zal de gemeente in kwestie bereid zijn om een vergunning voor het evenement af te geven.
Dit soort nieuws elke week in je mailbox?
Schrijf je in op onze nieuwsbrief
Schrijf je in op onze nieuwsbrief
ST. VINCENT MET HAAR 'ALL BOURN SCREAMING' TOUR OOK... Maandag 7 juli 2025 staat artrock-ster St. Vincent in TivoliVredenburg,...
DARK TRANQUILLITY, SOEN, EQUILIBRIUM, IOTUNN EN CULT... TivoliVredenburg haalt twee grote Zweedse metalbands naar Utrecht. Zo zal het...